Entenda como o controle do fluxo de caixa é importante para sua startup.

Um fluxo de caixa organizado é essencial para manter uma empresa saudável e com as finanças devidamente organizadas. Confira, neste artigo, como organizá-lo e como controlá-lo da melhor forma.

O segredo de um fluxo de caixa eficiente é ter as suas movimentações organizadas e controladas.

O fluxo de caixa é uma ferramenta que permite à empresa conhecer e entender detalhadamente todas as movimentações de dinheiro da empresa durante um período determinado.

A empresa também tem a possibilidade de projetar esse fluxo de caixa e de, assim, ter uma previsão de como estarão as finanças no futuro.

Isso permite conhecer de maneira antecipada a movimentação do caixa. E, dessa forma, esses dados serão utilizados para elaboração de um planejamento financeiro mais assertivo.

Para entender mais sobre o fluxo de caixa, não deixe de ler este artigo.

Quais as vantagens do fluxo de caixa?

A planilha do fluxo de caixa é uma excelente ferramenta de controle e de gestão, pois com ela é possível:

  • Realizar o controle de todas as entradas e das saídas do seu caixa; 
  • Alinhar os saldos bancário com o do caixa;
  • Conhecer o valor gasto com cada item;
  • Negociar prazos de pagamento e de recebimento;
  • Identificar a necessidade de aumentar a receita; 
  • Projetar e planejar os próximos meses.

Registros do fluxo de caixa

Uma das bases da boa gestão é o controle de fluxo de recursos. O controle do fluxo de caixa significa saber de onde vem e para onde vai o dinheiro. 

Os comprovantes de entrada e de saída devem ser guardados por, pelo menos, cinco anos. 

Com o advento das notas fiscais eletrônicas, a empresa também deverá guardar, por 5 anos, os arquivos xml das suas notas fiscais emitidas, bem como das notas fiscais de seus fornecedores.

Confira os principais documentos a serem guardados:

  • Notas fiscais

Comprovam as transações de um produto ou de um serviço. Caso você tenha vendido seu produto, será lançado como entrada; caso você tenha adquirido um produto, será lançado como saída, no fluxo de caixa.

  • Comprovantes de transações – cartão de débito ou de crédito

São extremamente importantes para o controle das entradas. 

Isso porque os valores serão recebidos posteriormente, sendo necessário averiguar se entrarão corretamente em sua conta corrente. 

Deve-se observar que, mesmo que o dinheiro entre na conta bancária da empresa nos meses subsequentes, no fluxo de caixa, são consideradas as datas das entradas e saídas de valores e não as datas em que as vendas ocorreram ou os serviços foram prestados.

  • Recibos de pagamentos

Comissões, salários, pró-labore, adiantamentos, aluguéis ou qualquer outro tipo de pagamento feito a funcionários ou a outras pessoas devem ser devidamente comprovados por meio de recibos.

  • Cheques

Documento que autoriza o seu portador a sacar o dinheiro ou a depositar em sua conta corrente.

É uma ordem de pagamento, e o valor é compensado integralmente. Hoje em dia, não é muito utilizado, mas vale a pena mencionar.

  • Comprovantes de pagamento de impostos

Guarde por 5 anos as guias de tributos e os comprovantes de pagamentos devidos para que não haja problemas futuros com o Fisco.

Recomendamos guardar por 30 anos os comprovantes de GPS e DARFs relacionados à folha de pagamento, pois poderão servir de provas para aposentadorias de funcionários e demais pessoas relacionadas.

Como controlar o fluxo de caixa?

  • Registre todas as movimentações financeiras

Não importa o valor gasto ou recebido, tudo deve ser registrado.

Só assim será possível organizar corretamente as contas e evitar que haja desperdício de recursos.

É importante que, em compras a prazo, a empresa acompanhe detalhadamente todas as parcelas e as informações, bem como é importante que as inclua nos orçamentos futuros.

Além disso, é essencial categorizar essas contas para visualizar os principais gastos e as receitas.

Ou seja, nada de usar palavras genéricas como “despesas” ou “ pagamentos”. Use palavras como fornecedor de matéria-prima, material de expediente, tributos, folha de pagamento, aluguel, condomínio, telefone e outras. 

  • Analise diariamente o fluxo de caixa 

A empresa que analisa o seu fluxo de caixa diariamente provavelmente não tem surpresas.

Afinal, ela sabe como está a situação das finanças e, assim, ainda pode planejar e até prever algumas situações mais complicadas.

  • Gerenciamento do estoque

O estoque é um rendimento que não gera juros. Por isso, deve ser gerenciado da melhor forma.

A empresa não pode investir dinheiro desnecessário no estoque, ou seja, comprar muito mais que a capacidade de vendas.

Um estoque controlado demonstra a quantidade necessária de compras, assim como quando devem ocorrer essas compras.

Ao controlar o estoque, a empresa acrescenta os gastos e os investimentos corretos no seu fluxo de caixa.

  • Utilize uma sistema de gestão e de controle financeiro

O fluxo de caixa pode ser feito numa planilha, porém essa não é a melhor opção. Isso porque ela não garante a mesma segurança e o mesmo controle que um sistema automatizado.

Por isso, ter um controle por meio de um software de gestão financeira é a forma de deixar as tarefas bem mais práticas, precisas e seguras. 

À medida que a empresa usa o sistema, os dados e as informações vão sendo mantidos em segurança – e também sempre atualizados. 

Eles podem ser acessados de qualquer lugar que a empresa autorizar, por isso aconselha-se o uso de sistemas de gestão em nuvem. 

Além de otimizar as rotinas de trabalho, esses programas de gestão auxiliam as movimentações, de forma a fugir do prejuízo.

Projeção de caixa

A projeção de caixa é essencial para visualizar um futuro e para planejar, também, o caixa. Mas, para isso, são necessários:

  • Dados anteriores: o fluxo de caixa do mesmo período em anos anteriores;
  • Previsão de todas as demandas: estimativas de despesas, de custos e de investimentos.

Para realizar a projeção, é necessário analisar todo o histórico do fluxo e conhecer todas as informações e os dados, ou seja, como acontecem as entradas e as saídas.

Porém, em muitas empresas, o movimento do fluxo de caixa é bem parecido por todo o ano, mas, em algumas outras, o fluxo varia conforme os meses. 

É preciso estar atento a todas essas variações que chamamos de sazonalidade.

Por exemplo, tendo em vista um escritório de advocacia que abre semanalmente de segunda a sexta nos mesmos horários e utilizando os mesmos equipamentos, provavelmente sua conta de energia elétrica terá valores parecidos mensalmente. Logo, poderá fazer uma projeção simples.

Para calcular a média, é preciso somar os valores dos meses anteriores e dividir o resultado pela quantidade de meses somados.

Intelicont: facilitamos o controle das finanças do seu negócio

Um fluxo de caixa controlado é essencial para que a empresa tenha uma gestão financeira saudável.

É ele quem diz se a empresa possui fôlego financeiro ou não.

Para isso, é necessário ter disciplina para controlar todos os ganhos ou despesas. E, nessa hora, é fundamental que a empresa use a ferramenta correta.

As melhores ferramentas são aquelas que se adaptam às necessidades da empresa. Além disso, a empresa deve contar com apoio e com suporte de profissionais contábeis.

Afinal, esses profissionais possuem conhecimento técnico para lidar com as informações importantes do seu fluxo de caixa.

Nós, da Intelicont, temos a expertise necessária para ajudar você a ter mais controle dos valores da sua empresa.

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Ter uma gestão financeira saudável!